Collaboration externe sécurisée avec le Guest Sharing

Collaboration externe sécurisée avec le Guest Sharing

Partage sécurisé

Collaboration externe sécurisée avec le Guest Sharing

Vue d'ensemble

CAD ROOMS permet une collaboration sécurisée avec des partenaires externes, clients et fournisseurs sans leur accorder l'accès à votre espace de travail ou à vos projets.
Au lieu d'ajouter des personnes externes en tant que membres de l'espace de travail, CAD ROOMS utilise le partage basé sur les fichiers. Les utilisateurs externes sont automatiquement traités comme des Guests, garantissant un accès contrôlé en lecture seule tout en protégeant les données internes et la structure du projet.
Cette approche permet aux équipes de collaborer en toute confiance sans consommer de sièges, alourdir la charge administrative ou exposer des projets non concernés.

Qu'est-ce que le Guest Sharing ?

Le Guest Sharing vous permet de partager des fichiers individuels avec des personnes extérieures à votre espace de travail.
Caractéristiques clés :
  • Les Guests ne consomment pas de sièges
  • L'accès est limité uniquement aux fichiers explicitement partagés
  • Les autorisations sont en lecture seule par défaut
  • Les Guests sont automatiquement répertoriés dans la Guest list
Cela garantit que la collaboration externe reste sécurisée, isolée et auditable.

Comment partager un fichier avec un utilisateur externe

Étape 1 — Ouvrir le CAD Viewer du fichier

  1. Allez dans un projet.
  1. Ouvrez le fichier que vous souhaitez partager dans le CAD Viewer.

Étape 2 — Partager le fichier

  1. Cliquez sur l'icône Share en haut à droite du CAD Viewer.
  1. Saisissez l'adresse e-mail du destinataire.
      2. notion image
  1. Envoyez l'invitation.

Comment fonctionne le processus d'invitation

Une fois un fichier partagé, CAD ROOMS accorde automatiquement l'accès en fonction du statut du compte du destinataire.
  • Si le destinataire possède déjà un compte CAD ROOMS
      • L'accès est accordé immédiatement, et le destinataire reçoit une notification dans la plateforme.
  • Si le destinataire est nouveau sur CAD ROOMS
      • Le destinataire reçoit un e-mail d'invitation pour définir un mot de passe.
      Aucune vérification d'e-mail n'est requise, ce qui réduit les frictions d'onboarding pour les réviseurs externes. Après avoir défini un mot de passe via l'e-mail d'invitation, le destinataire peut accéder au fichier partagé.
Dans les deux cas :
  • Le destinataire est automatiquement ajouté à la Guest list
  • Aucun siège d'espace de travail n'est consommé
  • Aucune vérification d'e-mail supplémentaire n'est requise
💡
L'accès Guest est idéal pour les revues externes, la collaboration de courte durée ou les parties prenantes qui n'ont besoin que d'une visibilité.

Ce que voit le destinataire

En tant que personne recevant un fichier partagé :
  • Les fichiers partagés apparaissent dans votre section Shares (accessible depuis la barre latérale gauche)
      • notion image
  • Vous pouvez ouvrir n'importe quel fichier partagé directement depuis Shares pour le consulter dans le CAD Viewer
  • Vous n'avez pas besoin de naviguer dans un projet ou un espace de travail — tous les fichiers partagés sont regroupés à un seul endroit
  • Si vous avez accès à plusieurs fichiers partagés par différents expéditeurs, ils sont tous listés ensemble dans Shares
📂
Shares agit comme le hub central du destinataire pour tous les fichiers qui lui sont partagés — aucune adhésion à l'espace de travail ni accès au projet n'est requis.

Ce que l'expéditeur peut contrôler

En tant que personne partageant un fichier, vous conservez un contrôle total sur les personnes ayant accès. En tant qu'expéditeur, vous pouvez :
  • Ajouter ou supprimer des destinataires
  • Gérer l'accès au niveau du fichier ou depuis le tableau de bord
  • Retirer l'accès à des fichiers spécifiques pour un Guest
  • Révoquer l'accès à tout moment
Vous pouvez contrôler l'accès depuis deux endroits :
  • Au niveau du fichier — Ouvrez le fichier dans le CAD Viewer, cliquez sur Share et ajoutez ou supprimez directement des destinataires.
      • notion image
  • Depuis le tableau de bord — Allez dans Members → Guests pour avoir une vue centralisée de tous les Guests et des fichiers qui leur sont partagés.
      • notion image
    • Si un Guest a accès à plusieurs fichiers, vous pouvez développer la liste des fichiers et supprimer sélectivement l'accès à des fichiers individuels sans affecter les autres.
        • notion image
Vous pouvez révoquer l'accès à tout moment depuis l'un ou l'autre emplacement. Une fois retiré, le Guest perd immédiatement l'accès au fichier partagé.

Ce que les Guests peuvent faire

Les Guests disposent d'un accès strictement limité :
✅ Consulter le fichier partagé
✅ Ouvrir le fichier dans le CAD Viewer
✅ Ajouter des commentaires/annotations
🚫 Téléverser, remplacer ou modifier des fichiers
🚫 Effectuer Check-In ou Check-Out des fichiers
🚫 Contribuer des modifications au projet
🚫 Publier des fichiers ou modifier leur état
🚫 Créer ou gérer des ECO
🚫 Accéder aux projets ou aux paramètres de l'espace de travail
🚫 Voir tout contenu au-delà des fichiers qui leur ont été explicitement partagés

Pourquoi le Guest Sharing est important

  • 🔐 Sécurité par conception
      • Les utilisateurs externes ne voient que ce que vous partagez explicitement.
  • 💺 Aucune consommation de siège
      • Partagez librement sans augmenter les coûts d'abonnement.
  • 📂 Isolation des projets
      • Les Guests ne voient jamais les projets ou données non concernés.
  • 📜 Traçabilité
      • Toutes les actions de partage sont consignées et auditables.
  • 🤝 Collaboration sans friction
      • Clients et fournisseurs peuvent examiner les conceptions sans surcharge d'onboarding.

Bonnes pratiques

  • Ne partagez avec des utilisateurs externes que des fichiers publiés ou prêts pour revue
  • Révoquez l'accès une fois la collaboration terminée
  • Utilisez les ECO en interne avant tout partage externe
  • Évitez d'exporter des fichiers hors de CAD ROOMS lorsque le partage sécurisé est disponible

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