Guest Sharing: Sichere externe Zusammenarbeit für CAD-Dateien

CAD ROOMS ermöglicht eine sichere Zusammenarbeit mit externen Partnern, Kunden und Lieferanten, ohne ihnen Zugriff auf Ihren Workspace oder Ihre Projekte zu gewähren.

Statt Externe als Workspace-Mitglieder hinzuzufügen, verwendet CAD ROOMS dateibasiertes Teilen. Externe Nutzer werden automatisch als Guests behandelt und erhalten so kontrollierten, schreibgeschützten Zugriff, während interne Daten und die Projektstruktur geschützt bleiben.

Dieser Ansatz erlaubt es Teams, selbstbewusst zusammenzuarbeiten, ohne Seats zu belegen, den Verwaltungsaufwand zu erhöhen oder unbeteiligte Projekte offenzulegen.

Was ist Guest Sharing?

Guest Sharing ermöglicht Ihnen, einzelne Dateien mit Personen außerhalb Ihres Workspace zu teilen.

Wesentliche Merkmale:

Guests sind keine Workspace-Mitglieder

Guests belegen keine Seats

Der Zugriff ist ausschließlich auf die explizit geteilten Dateien beschränkt

Berechtigungen sind standardmäßig schreibgeschützt

Guests werden automatisch in der Guest-Liste aufgeführt

So bleibt die externe Zusammenarbeit sicher, isoliert und auditierbar.

So teilen Sie eine Datei mit einem externen Nutzer

Schritt 1 – Datei im Viewer öffnen

Navigieren Sie zu einem Projekt.

Öffnen Sie die Datei, die Sie teilen möchten, im CAD-Viewer.

Schritt 2 – Datei teilen

Klicken Sie auf das Share-Symbol oben rechts im Viewer.

Geben Sie die E-Mail-Adresse des Empfängers ein.

Senden Sie die Einladung.

So funktioniert der Einladungsprozess

Sobald eine Datei geteilt wird, gewährt CAD ROOMS den Zugriff automatisch auf Basis des Kontostatus des Empfängers.

Wenn der Empfänger bereits ein CAD ROOMS-Konto hat

Der Zugriff wird sofort gewährt, und der Empfänger erhält eine In-App-Benachrichtigung.

Wenn der Empfänger neu bei CAD ROOMS ist

Der Empfänger erhält eine E-Mail-Einladung, um ein Passwort festzulegen.

Eine E-Mail-Verifizierung ist nicht erforderlich, was die Einstiegshürde für externe Reviewer reduziert. Nach dem Festlegen eines Passworts über die Einladungs-E-Mail kann der Empfänger auf die geteilte Datei zugreifen.

In beiden Fällen gilt:

Der Empfänger wird automatisch zur Guest-Liste hinzugefügt

Kein Workspace-Seat wird belegt

Keine zusätzliche E-Mail-Verifizierung erforderlich

💡

Guest-Zugriff ist ideal für externe Reviews, kurzfristige Zusammenarbeit oder Stakeholder, die lediglich Einblick benötigen.

Was der Empfänger sieht

Als Empfänger einer geteilten Datei gilt:

Geteilte Dateien erscheinen in Ihrem Bereich Shares (über die linke Seitenleiste zugänglich)

Sie können jede geteilte Datei direkt aus Shares öffnen, um sie im CAD-Viewer anzuzeigen

Sie müssen nicht in ein Projekt oder einen Workspace navigieren – alle geteilten Dateien sind an einem Ort gebündelt

Wenn Sie Zugriff auf mehrere Dateien von verschiedenen Absendern haben, werden alle gemeinsam in Shares aufgelistet

📂

Shares ist der zentrale Anlaufpunkt des Empfängers für alle mit ihm geteilten Dateien – ganz ohne Workspace-Mitgliedschaft oder Projektzugriff.

Was der Absender steuern kann

Als Person, die eine Datei teilt, behalten Sie die volle Kontrolle darüber, wer Zugriff hat. Als Absender können Sie:

Empfänger hinzufügen oder entfernen

Den Zugriff auf Dateiebene oder über das Dashboard verwalten

Den Zugriff eines Guests auf bestimmte Dateien entfernen

Den Zugriff jederzeit widerrufen

Sie können den Zugriff an zwei Stellen steuern:

Auf Dateiebene — Öffnen Sie die Datei im CAD-Viewer, klicken Sie auf Share und fügen Sie Empfänger direkt hinzu oder entfernen Sie sie.

Über das Dashboard — Wechseln Sie zu Members → Guests, um einen zentralen Überblick über alle Guests und die mit ihnen geteilten Dateien zu erhalten.

Wenn ein Guest Zugriff auf mehrere Dateien hat, können Sie die Dateiliste ausklappen und den Zugriff auf einzelne Dateien gezielt über Remove entfernen, ohne die übrigen zu beeinflussen.

Sie können den Zugriff jederzeit von beiden Stellen aus widerrufen. Nach dem Entfernen verliert der Guest sofort den Zugriff auf die geteilte Datei.

Was Guests tun können

Guests haben streng eingeschränkten Zugriff:

✅ Die geteilte Datei ansehen

✅ Die Datei im 3D-Viewer öffnen

✅ Kommentare/Anmerkungen hinzufügen

🚫 Dateien hochladen, ersetzen oder ändern

🚫 Dateien ein- oder auschecken

🚫 Änderungen zum Projekt beitragen

🚫 Dateien freigeben oder Dateistatus ändern

🚫 ECOs erstellen oder verwalten

🚫 Auf Projekte oder Workspace-Einstellungen zugreifen

🚫 Inhalte jenseits der explizit mit ihnen geteilten Dateien einsehen

Warum Guest Sharing wichtig ist

🔐 Security by Design

Externe Nutzer sehen nur, was Sie explizit freigeben.

💺 Kein Seat-Verbrauch

Teilen Sie uneingeschränkt, ohne die Abokosten zu erhöhen.

📂 Projektisolation

Guests sehen niemals unbeteiligte Projekte oder Daten.

📜 Nachvollziehbarkeit

Alle Sharing-Aktionen werden protokolliert und sind auditierbar.

🤝 Reibungslose Zusammenarbeit

Kunden und Lieferanten können Konstruktionen prüfen, ohne Onboarding-Aufwand.

Best Practices

Teilen Sie nur freigegebene oder reviewbereite Dateien mit externen Nutzern

Widerrufen Sie den Zugriff, sobald die Zusammenarbeit abgeschlossen ist

Verwenden Sie intern ECOs, bevor Sie extern teilen

Vermeiden Sie den Export von Dateien außerhalb von CAD ROOMS, wenn sicheres Teilen verfügbar ist

Sichere externe Zusammenarbeit mit Guest Sharing