Comprender los Espacios de trabajo y los Proyectos

Comprender los Espacios de trabajo y los Proyectos

La jerarquía organizativa

La estructura completa

Espacio de trabajo (p. ej., "Acme Engineering")
├── Proyecto 1 (p. ej., "Hydraulic Pump v2")
│   ├── Carpeta: Archivos de diseño
│   │   ├── pump-housing.sldprt
│   │   └── impeller.sldprt
│   ├── Carpeta: Planos
│   │   └── assembly-drawing.pdf
│   └── Carpeta: Documentación
│       └── specifications.docx
├── Proyecto 2 (p. ej., "Electric Motor Controller")
│   └── ...
└── Proyecto 3 (p. ej., "Client Demo - Prototype A")
    └── ...

¿Qué es un espacio de trabajo?

Características clave

¿Qué pertenece a un espacio de trabajo?

• Miembros con roles asignados (Admin, Viewer)

• Proyectos para distintos productos o iniciativas

• Configuración del espacio de trabajo, incluida la facturación y la gestión de miembros

• Recursos compartidos accesibles para todos los miembros del espacio de trabajo

Escenarios comunes de espacio de trabajo

• Un espacio de trabajo para toda tu empresa

• Todos los productos como proyectos separados

• Todas las personas empleadas como miembros

• Espacio de trabajo de Ingeniería Mecánica

• Espacio de trabajo de Ingeniería Eléctrica

• Espacio de trabajo de Manufactura

• Cada uno con proyectos y miembros relevantes

• Un espacio de trabajo separado para cada cliente importante

• Contiene únicamente los proyectos de ese cliente

• Se puede invitar a miembros del cliente con el acceso adecuado

• Un espacio de trabajo individual para proyectos personales

• Proyectos paralelos o aprendizaje

• Sin facturación si estás en el plan gratuito

¿Qué es un proyecto?

Características clave

¿Qué pertenece a un proyecto?

• Archivos organizados en carpetas (archivos CAD, planos, documentos)

• Historial de versiones de todos los archivos con contribuciones y hashes de commit

• Órdenes de cambio de ingeniería (ECOs) para la gestión formal de cambios

• Registro de actividad para rastrear eventos del proyecto

• Miembros del proyecto (subconjunto de miembros del espacio de trabajo o invitados)

• Configuración del proyecto incluida la gestión de permisos de colaboradores

Escenarios comunes de proyecto

• "Hydraulic Pump Series 2000"

• "Electric Skateboard v3"

• "Industrial Robot Arm"

• "Battery Pack Assembly"

• "Control Electronics"

• "Mechanical Chassis"

• "Q4 2025 Product Refresh"

• "Cost Reduction Initiative"

• "Client Demo Units"

• "Concept Development"

• "Prototype Testing"

• "Production Release"

La relación entre espacio de trabajo y proyecto

Un espacio de trabajo contiene varios proyectos

Espacio de trabajo: "Acme Manufacturing"
├── Proyecto: "Pump Model A"
├── Proyecto: "Pump Model B"
├── Proyecto: "Valve Assembly"
├── Proyecto: "Custom Client Project - Tesla"
└── Proyecto: "R&D - New Materials"

Los proyectos heredan miembros del espacio de trabajo

• Admin del espacio de trabajo: puede acceder a todos los proyectos y crear nuevos proyectos

• Miembro del espacio de trabajo: puede acceder a los proyectos a los que le hayan invitado

Los niveles de permisos funcionan juntos

1. Nivel de espacio de trabajo: quién puede unirse al espacio de trabajo y cuál es su rol por defecto

2. Nivel de proyecto: quién puede acceder a cada proyecto y qué puede hacer

• Dar acceso al espacio de trabajo para colaborar en múltiples proyectos

• Dar acceso solo a un proyecto para colaboración limitada

• Controlar quién puede crear nuevos proyectos (admins del espacio de trabajo)

Cuándo crear un espacio de trabajo vs. un proyecto

Crea un nuevo espacio de trabajo cuando:

• Tu organización necesita su propio espacio

• Se requiere facturación separada

• El cliente necesita ser miembro

• Se requiere separación total respecto a otros trabajos

• Facturación específica del cliente o aislamiento de datos

• Equipos distintos con poco solapamiento

• Centros de facturación diferentes

• Límites organizativos claros

• Mantén separados los proyectos personales

• Arreglos de facturación distintos

Crea un nuevo proyecto cuando:

• Nueva línea o modelo

• Componente o subsistema principal

• Iniciativa de desarrollo diferenciada

• Concepto, prototipo, producción como proyectos separados

• Separación limpia entre archivos experimentales y de producción

• Proyectos personalizados para distintos clientes

• Mantiene organizados los archivos del cliente y el control de acceso

• Versión 1, Versión 2, Versión 3 como proyectos separados

• Mantiene un historial claro para cada generación

No crees múltiples espacios de trabajo cuando:

• Mismo equipo, distintos productos → Usa proyectos

• Misma entidad de facturación → Usa proyectos

• Necesitas compartir miembros → Usa proyectos

• Los archivos no se pueden mover fácilmente entre espacios de trabajo

• Usa proyectos dentro de un mismo espacio de trabajo

Marco de decisión

¿Necesitas facturación separada o aislamiento total de datos?
├─ SÍ → Crea un nuevo Espacio de trabajo
└─ NO → ¿Es un producto o iniciativa diferenciada?
    ├─ SÍ → Crea un nuevo Proyecto
    └─ NO → Usa carpetas dentro del Proyecto existente

Ejemplos aplicados

• Solución: 1 espacio de trabajo, 3 proyectos

• Por qué: Mismo equipo, misma facturación, necesidad de colaborar entre productos

• Solución: 1 espacio de trabajo, 5 proyectos (uno por cliente)

• Por qué: Misma empresa, pero es necesario controlar qué ve cada cliente

• Alternativa: 5 espacios de trabajo si los clientes deben ser admins o la facturación es separada

• Solución: 2 espacios de trabajo o 1 espacio de trabajo con proyectos por departamento

• Por qué: Depende de si los departamentos comparten miembros y facturación

• Solución: 2 espacios de trabajo (Personal, Profesional)

• Por qué: Facturación separada, conjuntos de miembros distintos

Organizar archivos dentro de proyectos

Estructuras de carpetas recomendadas

Proyecto: "Hydraulic Pump v2"
├── Archivos CAD
├── Planos
├── Documentación
├── Resultados de análisis
└── Archivos de manufactura

Proyecto: "Electric Skateboard"
├── Conjunto de la tabla
├── Motor y transmisión
├── Sistema de batería
├── Electrónica
└── Ensamblaje completo

Proyecto: "Industrial Robot"
├── Modelos conceptuales
├── Diseño de prototipo
├── Diseño de producción
└── Documentación As-Built

Proyecto: "Medical Device"
├── Mecánica
│   ├── Carcasa
│   └── Componentes internos
├── Eléctrica
│   ├── Diseños PCB
│   └── Diagramas de cableado
└── Documentación
    ├── Regulatorio
    └── Manufactura

Escenarios con múltiples espacios de trabajo

Casos de uso comunes

• Espacio personal para proyectos paralelos

• Espacio de empresa para trabajo profesional

• Separación clara y cambio fácil

• Espacio de trabajo del empleo principal

• Espacios de clientes de consultoría

• Espacios de contratista o freelance

• Espacio interno de tu empresa

• Espacios de clientes donde estás invitado como colaborador

• Mantiene los datos del cliente en su propio entorno

Cambiar entre espacios de trabajo

1. Haz clic en el selector de espacio de trabajo (arriba a la izquierda)

2. Elige el espacio de trabajo al que quieres acceder

3. Verás solo los proyectos y archivos de ese espacio de trabajo

• Su propia lista de miembros

• Sus propios proyectos

• Su propia facturación

• Aislamiento total de datos

Mejores prácticas

Mejores prácticas de espacios de trabajo

• Usa nombres claros y profesionales: "Acme Engineering" y no "Mi espacio"

• Incluye el nombre de la empresa o del equipo

• Evita números de versión o fechas

• Revisa periódicamente quién tiene acceso

• Elimina a quienes salen del equipo

• Usa roles adecuados (no hagas admin a todo el mundo)

• Asigna una persona como responsable de la facturación

• Revisa las necesidades de suscripción a medida que crece el equipo

• Planifica límites de almacenamiento y usuarios

Mejores prácticas de proyectos

• Sé descriptivo: "Hydraulic Pump Series 2000" y no "Proyecto 1"

• Incluye nombre o identificador del producto

• Usa nombres consistentes para proyectos relacionados

• Considera incluir versión o generación: "Robot Arm v3"

• Mantén los proyectos enfocados en un producto o iniciativa

• Evita un proyecto "cajón de sastre"

• Divide proyectos grandes por componente o fase si es necesario

• Crea las carpetas antes de subir archivos

• Usa estructuras consistentes entre proyectos

• Documenta la estructura en un archivo README

• Invita solo a los miembros necesarios a cada proyecto

• Usa accesos de invitado para colaboradores temporales

• Revisa periódicamente la lista de miembros del proyecto

Estrategias de escalado

• 1 espacio de trabajo

• 1 proyecto por producto

• Estructura simple de carpetas

• 1 espacio de trabajo

• Varios proyectos por producto o cliente

• Estructuras de carpetas más detalladas

• Considera plantillas de proyecto

• 1 espacio de trabajo o espacios por departamento

• Muchos proyectos con convenciones de nombres claras

• Plantillas de carpetas estandarizadas

• Personas dedicadas a gestión de proyecto

• Revisiones periódicas de acceso

Configuración del espacio de trabajo y del proyecto

Configuración del espacio de trabajo

• General: nombre y descripción del espacio

• Miembros: añadir/eliminar miembros, asignar roles

• Facturación: plan de suscripción, método de pago

• Seguridad: políticas de acceso, retención de datos

Configuración del proyecto

• General: nombre, descripción, archivar/eliminar

• Colaboradores: añadir/eliminar miembros del proyecto, asignar roles

• Permisos: controlar quién puede hacer check-out, contribuir, crear ECOs

• Integraciones: conectar herramientas externas (si están disponibles)

Mover y compartir entre espacios de trabajo

Lo que sí puedes hacer

• Invitar a miembros de otros espacios como invitados

• Acceden solo a ese proyecto específico

• Útil para colaboración con clientes

• Compartir archivos individuales invitando usuarios externos como invitados.

Lo que no puedes hacer

• Los proyectos no se pueden transferir entre espacios de trabajo

• Planifica bien la estructura

• Si es necesario, descarga y vuelve a subir (pierde historial de versiones)

• Los espacios de trabajo no se pueden fusionar

• Cada uno permanece independiente

Errores comunes que debes evitar

❌ Crear demasiados espacios de trabajo

❌ Crear muy pocos proyectos

❌ Nombres inconsistentes

❌ No usar carpetas

❌ Niveles de permisos incorrectos

Migración y reorganización

Si necesitas reorganizar

• ✅ Fácil: mover archivos entre carpetas

• ✅ Fácil: renombrar carpetas

• ✅ Fácil: crear nueva estructura de carpetas

• ⚠️ Posible: descargar y volver a subir archivos

• ⚠️ Limitación: se pierde el historial de versiones

• 💡 Mejor: planificar la estructura desde el inicio

• ⚠️ Difícil: no hay transferencia directa

• ⚠️ “Solución” alternativa: descargar y volver a subir

• ⚠️ Limitación: se pierde todo el historial y metadatos

• 💡 Lo mejor: planificar muy bien la estructura de espacios de trabajo

Referencia rápida

Espacio de trabajo vs. Proyecto

Cuándo crear qué

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• Crear un proyecto

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• Comprender el control de versiones en CAD ROOMS

Glosario (términos clave)

• Espacio de Trabajo

• Proyecto

• Control de Acceso

• Permisos

• Miembro

• Invitado